「エクセルができないと仕事はできないですか？」
「エクセルって正直よく分かんない」
「そもそもエクセルが実務でなぜ必要か分からない」
という人向けの記事です。
結論、「エクエルが出来ないと実務で苦労します」
私自身も今は毎日エクセルを使っています。
というか、入社してからエクセルを使わない日はありません。
それぐらい当たり前に使用しています。
だから、簿記の勉強はしたけどエクセルが何なのか分かりません。
だと、実務ではかなりキビシイです。
とは言え、そんなことを急に言われてもイメージが湧かないし、
「よし！エクセルを学ぼうと！」
とすぐには思いませんよね。
なので、今回の記事ではエクセルが実務で何で必要なのか、どのように学んでいけばよいのかを職場での具体例や私自身の経験も交えながら紹介していきます。
ぜひ、最後まで読んでみてください。
経理・会計でエクセルが必要な理由
クライアントの経理資料を正しく見れない
会計職だとクライアントからの経理資料を会計ソフトに入力をしてきます。
ここで注意してほしいのは、
クライアントから送られてくるエクセルの経理資料がそもそも間違っているというケースがあります。
特に従業員を雇っていない、一人社長や個人事業主のクライアントはこのケースが多いです。
みんな売上をあげるために頑張っているので、経理は後回しになりガチです。
たとえば売上台帳の合計金額を計算する算式が間違っており、集計が漏れているケースがあります。
これはかなり危険というのは分かりますか？。
本来であればもっと売上があるのに低く計上しているということです。
売上が低くなる → 利益が減る → おさめる税金が減る
ということになります。
これは問題です。
税務調査で指摘されたら、ペナルティーをプラスした税金を納めなければなりません。
こういったエクセルの集計漏れのケースは簡単に100万円以上変わってしまいます。
エクセルができない人はこういった問題点をスルーしてしまいます。
それに、気付いたとしてもどう修正したら良いかもわかりません。
だから、エクセルを使えないと実務では苦労します。
未経験者が任されやすい仕事ができない
私自身はエクセルですごく苦労した記憶があります。
なぜかというと会計業界に就職する前はデスクワークとは無縁の飲食業界にいたので、エクセルどころかパソコン作業もままならない状態でした。
エクセルもタイピングしかできず、エクセルの超簡単な足し算、引き算も最初は分からなかったです。
どういうことかというと、
セルＡ1とＡ2を足すときは
セルにイコール「＝」を入力して「Ａ1+Ａ2」と入力しますよね。
これが分からないということです。
もしも、同じレベルの人がいたらかなり苦労してしまうかもしれません。
未経験で入社した私は
クライアントに業績報告するための資料の作成をしょっちゅう任されてしました。
主に会計ソフトからエクセルデータを書き出して加工する作業でした。
この作業は売上・販管費・当期損益や勘定科目など基本的な用語を理解している必要はありますが、エクセルスキルさえあれば誰でもできる業務でした。
しかし、エクセルスキル0だったので、最初はほぼ何もできなかったので、私はしょっぱなからつまずいてしまいました。
この時期はけっこう辛かったです。
なんでこんなところでつまずいてるんだろ。。
こんなことも教えてもらわないと進められないなんて。。
エクセルを前もって学んでおけばよかった。。
やはり入社後のスタートダッシュがうまくいかないと誰でも気分が落ちてしまいます。
エクセルスキルさえあればそれを回避できるので、前もって学んでおくことがベストです。
0からエクセルスキルを身につけた方法【実体験】
エクセルが苦手なことは隠さず昼休みも勉強する
先にも言いましたが、私はエクセルスキル0で入社しました。
なので、仕事をしながら基礎からスキルを身につけていく必要がありました。
まずは薄めの入門書を買って帰宅後や仕事の昼休みに本を見ながら、エクセル操作を色々と試して覚えていきました。
昼休みに職場でエクセルの入門書を広げている人なんて誰もいなかったので、やはり恥ずかしかったです。
「えっ入門書なんて読んでるの」
「そのレベルなんだ」
と思われても嫌でした。
しかし、エクセルができないのは事実なのでいくら隠そうとしても職場ではすぐにバレます。
だから、そこは隠そうとせず、
「むしろ一生懸命勉強してますよー！」
っとアピールするぐらいでいいと思います。
昼休みにエクセルの勉強をするのはオススメですよ。
あなたが周りから
「苦手なエクセルを克服しようと昼休みも頑張って覚えているんだ」
と思ってもらえればフォローもしてくれます。
仕事で使ったエクセル操作は必ず覚える
業績報告の資料には数式・関数が組み込まれていることがほとんどですが、入社間もない頃の私はその構造が分からず、
どこに数字を入力したら良いか分からない
どういう過程で数字が計算されるのかが分からない
といった状況になってしまいました。
このように普段使うエクセル資料の構造を知らないと作業を依頼されても何もできません。
悲しいことにエクセル操作を頑張って覚えても、慣れていないとすぐに忘れてしまいます。
次に同じような資料の作成を頼まれても
「あれ？この前やったのに。。どうやったんだっけ？」
と焦ってしまうことも多々ありました。
業績報告などの資料は毎日作成するのではなく、次回は一か月後とかになるので忘れた頃にまた依頼されることになります。
なので、資料にエクセルの数式・算式がどのように組み込まれているか紙に書いて手順をまとめるなり忘れないようにメモしておいたほうが良いです。
もしも同じ作業をまた頼まれても対応できないと
「何でできないの？」
と思われてしまいます。
残念ながら、周りはあなたがエクセルで苦労していることはあまり理解できません。
みんな自転車にのるように当たり前にエクセルを使っているからです。
ネット検索でピンポイントで覚える
業務では様々なエクセル操作がでてきますが、そのつどネット検索をしながら徐々に覚えられます。
「この算式はどんな使い方をするんだろ？」
と疑問に思ってネット検索をすると必ずといっていいほどヒットします。
知りたいエクセルスキルはほぼ全てネットにのっています。
私は主にネット検索でエクセルスキルを学びました。
あとは実務で繰り返し使っていくことで勝手に身についていきます。
だから、私は実務で使うスキルはネットで十分だと思っています。
しかし、本当にエクセルについて何も知らなければ、まずは入門書を買って超基本的なスキルを
学んだ方がよいと思います。
あまりに基本的なことを周りに聞いていたら
「それぐらいは自分で調べて」
と思われてしまいます。
エクセルスキルは入社前に学んでおくのがベスト
私のようにエクセルスキル0からでもスキルは身につきます。
しかし、それだと
すごく精神的に負担です。
それに、スタートダッシュで後れをとってしまいます。
なので、入社前に入門書を買って超基本的なスキルは最低限必ず学んだ方が良いです。
余裕があればエクセルの超基本スキルよりかは少し上のレベルを学んでおくと良いです。
仕事をしながらネット検索で覚えていくことはもちろん可能ですが、ある程度予備知識をもっていた方が
「あれ？前に勉強した時に本ででてきたぞ」
と頭にひっかりがでてきるので覚えも早くなります。
「経理で使うエクセル基本スキル」といった入門書よりかはレベルがあがった参考書で学んでおくと良いと思います。
注意点は最初からマニアックな参考書は買わないことです（笑）
エクセルは色々なやり方があるので職場によっても好まれるエクセル操作は変わってきます。
なので、職場で使わないようなマニアックなスキルは覚えても仕方がないです。
未経験者が業務でエクセルを使う時の注意点
エクセルが使いこなせるようになると実務で色々なことができるようになるので、けっこう楽しくなってきます。
だから、ついつい色々なスキルを使いたくなります（笑）
エクセルはやろうと思えばいくらでもこだわれます。
（つまり、切りがないということです）
例えば、業績報告用の資料だと
もっと関数を組み込めば時間短縮になるぞ
こっちのフォーマットにした方が見やすいぞ
他のパターンでも使い回せるようにもっと作り込もう
といったことをしたくなります。
しかし、エクセ自体は業務において本当に重要ではない場合がほとんどです。
知りたい金額を計算するため
助成金を申請できるかの判定資料のため
業績報告のための資料作り
といった作業でもなるべく作業に時間をかけないことが求められます。
必要以上にエクセルに時間をかけるのはただの自己満足と思われてしまいますし、周りもそんなに時間をかけてこだわってもらおうとも思っていません。
なので、必要以上にエクセルにこだわるのはダメです。
私も自分では本当に使いやすいと思って作った資料も、周りからは使いにくそうと不評だったこともありました。
社内で共有するエクセル資料の作成を依頼されて、あなただけしか使えないものを作成しても周りからは喜ばれません。
まとめ
いかがでしたか？
今回はエクセルスキルを学ぶべき理由とその学び方について解説してきました。
エクセルが出来ないと
・クライアントの経理資料を正しく見れない
・未経験者が任されやすい仕事ができない
といったことが起こります。
だからなるべく早くエクセルスキルを身につける必要があります。
私がスキル0からエクセルを身につけた方法は
・エクセルが苦手なことは隠さず昼休みも勉強する
・仕事で使ったエクセル操作は必ず覚える
・ネット検索でピンポイントで覚える
といったことです。
しかし、私のように入社してからエクセルスキルを身につけるのは大変なので、入社前に学んでおくのがベストです。
まったく何もエクセルが分からなければ薄めの入門書を
余裕があれば「経理で使うエクセル基本スキル」などの少しレベルを上げた参考書で勉強するのがオススメです。
くれぐれもマニアックな書籍は買わないように（笑）
未経験者が業務でエクセルを使う時の注意点は
「自己満足にならないようにする」
ことです。
学べばエクセルは本当に色々なことができるのが分かります。
だから、覚えたての頃はついつい色んなスキルを使いガチです。
しかし、エクセルはあくまでも必要最低限の作業でよいことが多いです。
つまり依頼した人は、あなたになるべく時間をかけずに終わらせてほしいと思っています。
なので、あなたがもしもこだわりすぎて時間を必要以上にかけてしまったら、それはただの自己満足になってしまいます。
エクセルは実務では本当に必要なスキルなので必ずみにつける必要があります。
しかし、エクセルに不慣れな未経験者はつまずきやすいポイントだと思いますので、ぜひこの記事を読んで未然にそれを回避してください。
エクセルでつまずいてしまうのは本当にもったいないので。
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