この記事は
「現金・預金の入力をこれから任されるけど、何か注意点はあるの？」
と不安を感じている人向けの記事です。
入力業務で初めに任されるのが現金・預金入力です。
現金・預金の入力で必ずおさえてほしいポイントは
帳簿と会計ソフトの残高を合わせることです。
しかし、先輩・上司があなたに依頼をする時には丁寧に教えてくれないケースが多いと思います。
その結果、初歩的なミスをしてしまいガチです。
私も最初に教えられずミスをして注意をうけて覚えました。
やはり、何も教わらなければ誰でもミスをしてしまうと思います。
なので、今回は現金・預金の入力でおさえるべき帳簿と会計ソフトの【残高を合わせ方・残高がズレる原因3点・防止方法3点】について紹介していきます。
会計ソフトの操作画面の画像を実際に身ながら紹介していきます。
そもそも「残高を合わせる」とはなにか【現金・預金の入力】
「帳簿と会計ソフトの残高を合わせる」ということについて画像を見ながら説明します。
入力は帳簿などをもとに進めます
・現金入力 → 現金出納帳・領収書
・預金入力 → 預金出納帳・通帳
それでは、実際に2月末の帳簿と会計ソフトの残高が一致しているか確認していきましょう。
例えば、1～2月の現金取引を入力をするとします。
●現金出納帳の2月末の残高は521,934円
●会計ソフトの残高試算表を2月まで選択した期間残高も521,934円
このように、現金出納帳も会計ソフトも残高521,934円で一致していることが分かります。
もしも、残高が一致していない時は
- 取引の入力が漏れている
- 余計な取引が混ざっている
- 取引金額が間違っている
ということが考えられるので、必ず残高を一致させてください。
先輩・上司に入力を頼まれて、もしも残高が一致していない状態で完了報告をすると
「残高が一致していないから、確認して修正して合わせておいて」
と言われてしまいます。
帳簿と会計ソフトの残高がズレる【原因3選】
「帳簿と会計ソフトの残高を合わせるだけなら簡単じゃん」
と思うかもしれませんが、
本当に未経験だったら意外と間違えてしまいます。
なので、初心者や未経験者がミスしてしまいガチなパターンを3つ紹介します。
単純な金額の入力ミス
入社間もない頃は先輩達が面倒でやりたがらない
- 通帳からの手入力
- 手書きの帳簿からの手入力
- 現金領収書からの手入力
を任される可能性が高いです。
エクセルの帳簿などを会計ソフトに取り込む場合は、手打ちの入力と違って金額が間違っていることはありませんが、
手打ちの入力はミスをしやすいので、けっこう面倒です。
と言うのも、取引日・金額をただ手打ちで入力するだけですが、やはり何十件も入力をしているとタイプミスが起こります。
タイプミスをすると、取引をさかのぼってどこで入力をミスしたのかを確認して修正しなければなりません。
例えば、1～3月分を入力して3月末の通帳残高と会計ソフトの残高が合わないと、
「2月末残高も合わないから、「1月の入力で間違えているな」
「1月のどこで入力を間違えたんだろ？通帳と照らし合わせてみなくちゃ」
と確認しなければならないので、二度手間になって時間がよけいにかかってしまいます。
会計ソフトやエクセルの操作ミス
会計ソフトは使わないと分かりませんが、色々な機能がついているので、使いこなすにもそれなりに時間がかかります。
未経験者だったらなおさらです。
そのため、入社して間もない頃は会計ソフトの操作ミスなどをしてしまいガチです。
例えば、エクセルの帳簿データを会計ソフトに取り込む場合は
ボタン一つで取り込みたい取引が漏れなく自動的に取り込めるわけではありません。
- ソフトの初期設定をしたり
- クライアントの帳簿を取り込み用に加工したり
- エクセルデータをコピペしたり
色々と準備が必要です。
なので
不慣れな時はこういった準備段階でミスをしてしまいます。
その結果、会計ソフトにデータを取り込んで確認すると取込に漏れがあったりと実務ではこういったトラブルがよく起こります。
しかし、慣れていないとこういったトラブルが起きても
- どうしたら対処できるか
- 何が起きているのかが
分からないので、余計に時間がかかってしまいます。
口座間の資金移動の重複した仕訳は削除する
多くの会社が
- 売上の入金口座
- 経費の支払口座
といったようにいくつかの口座を使い分けています。
この場合は売上の入金口座から、経費の支払口座に資金を移動させます。
ここで問題となるのが、それぞれの口座の入力をするとこの資金の移動が重複して登録されてしまうということです。
これは、エクセルの帳簿などのデータを会計ソフトに取り込んだ場合に起こります。
会計ソフトの扱い方を知らない、働き始め初期にミスをしてしまいガチです。
帳簿と会計ソフトの残高がズレないようにする【防止方法3選】
入力はテンキーをブライドタッチ
テンキーをブラインドタッチで入力できるようになると、劇的に打ち込みが正確になります。
もしも、
テンキーをブランドタッチではなく見ながら入力をすると
・資料を見る → テンキーを見て入力 → PC画面を見る → 資料を見る..
となって、資料から完全に目をはなさなければならないので、資料のどこを入力していたかが分からなくなり、
時間も余計がかかってしまいます。
特に通帳から入力する場合は数字がズラーっと並んでいるだけなので、一度目をはなすとどこを入力していたかがわからなくなります。
その結果「あれ？資料のどこを見てたっけ？」
となってしまいます。
しかし、テンキーをブラインドタッチで入力できるようになると、資料とパソコン画面だけを見ながら入力ができるので金額の入力間違いもすぐに気付けるし、残高のズレもすぐに確認できます。
なので、ブラインドタッチは手入力に比べて
- より早く
- より正確に
入力をする事ができるようになります。
実際に先輩をみてもテンキーを見ながら入力している一人もいません。
もう一度帳簿データを会計ソフトに取り込む
データを取り込んだら
まずは漏れなく、帳簿データが会計ソフトに取り込まれているか
を確認してください。
取込漏れがある状態で入力を進めても意味がありません。
漏れなく取引が取り込まれているかは
- 帳簿の残高
- 会計ソフトの残高
が一致しているかを確認すれば分かります。
画像だとこんな感じです。
●帳簿の2月末の残高
●会計ソフトの2月末の残高
どちらも2月末の残高が521,934円で一致してしていますが、これがズレていると
- 取引の取込が漏れている
- 別の取引が紛れ込んでいる
- 間違った勘定科目で処理をしている
ということが考えられます。
その場合は
取り込んだデータを消して、もう一度会計ソフトにデータを取り込む
という作業がオススメです。
どの取引が漏れているんだろう
と確認するのは時間がかかるのでもったいないですし、
取引を変に追加したりいじって時間をかけても、結局残高が合わない。
といったっことにもなります。
それよりも、取り込んだデータを消して、取込作業をする前のデータに戻します。
そして、
- 取り込むデータに不備がないか
- 会計ソフトの設定を間違えていないか
を確認して再びデータを取り込みます。
同じ作業をするので面倒そうですが、経験上もう一度取込したほうが早いです。
もう一度取り込んだ後も必ず、帳簿の残高と・会計データの残高が一致しているか確認してください。
口座の振替の重複計上
クライアントが預金を
・売上の入金口座 をA銀行
・経費の支払口座 をB銀行
と使い分けているとします。
それでは、A銀行 → B銀行の順で帳簿データを会計ソフトに取り込んだ場合をみていきましょう。
まずはA銀行の帳簿データを取込ます
帳簿データを取込んだ後の会計ソフトのA銀行の取引はこうなります
1/25の残高は440,000円で一致していますね。
次にB銀行の帳簿データを取込ます
すると。。
Ｂ銀行の1/25の残高が
- 会計ソフト ・・・ 2,624,000円
- 帳簿 ・・・ 969,000円
と金額が一致していません。
その原因は、A銀行とB銀行間で資金移動した赤枠の取引が重複しているためです。
この場合は重複した取引の一つを削除します。
その結果、残高は969,000円で一致しましたね。
このように会計ソフトに帳簿データを取り込んだあとは、重複した取引を削除して必ず残高を合わせます。
まとめ
入力は必ず帳簿と会計ソフトの残高を合わせます。
未経験者・初心者はまず現金・預金の入力から任されますが、慣れていない未経験者・初心者は残高が合わないミスをしてしまいガチです。
でも、それは入力前にいちいち教えてもらえないからだと思います。
なので、今回はミスしてしまう原因3選とその対処方法3選を紹介しました。
要点をおさらいすると
帳簿と会計ソフトの残高が合わない原因3選
・会計ソフトやエクセルの操作ミス
・口座間の資金移動の重複計上
その対処方法3選
・もう一度帳簿データを会計ソフトに取り込む
・重複した取引を削除する
となります。
どれも簡単そうですが、入社したばかりの人をみると意外とできていないので、
現金・預金の入力を任されるようになったら必ずおさえてください。
その他、残高の合わせ方について紹介している記事もあるのでぜひみてください。
https://taku-1tm-blog.com/input-note-637
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