年末調整は初心者・未経験者にとっては、分からないことだらけで大変です。
誰でも最初からスムーズに作業を進められるわけではありません。
間違いをチェックしたり
修正しなければならずに資料を見返す
資料がどこにいったか分からない
など、どうしても時間がかかってしまいます。
なので、効率よく業務をこなしていかなければなりません。
ただ闇雲に作業を進めても、見落としや修正で余計な時間がかかってしまいます。
そのためには、まずは資料整理をしっかりとする必要があります。
整理は地味ですけど、やればその後の作業がかなり楽になります。
そこで、今回は年末調整を始める前の大事な作業「資料整理」について、なぜ資料整理が大事なのか、どんな資料があるかについて初心者・未経験者でも分かりやすいように解説します。
自分は年末調整を何度も経験していますが、資料整理は本当に大事だと思います。
繁忙期に残業したくないのであればこの記事を見てください。
未経験者・初心者にとって資料整理は難しい
年末調整は繁忙期です。
職場もこの時期になると慌ただしくなります。
なので、周りの先輩・上司もあなたに指導する時間がなくなってしまいます。
職場で「誰も教えてくれない」といって不満を感じてしまうかもしれません。
つまり、ある程度は自分で知識を身につけて自分で解決していかなければなりません。
ということもあり、初心者・未経験者にとって年末調整はほんとうに大変です。
単なる資料整理でも知識がないと、どうしていいかさっぱり分かりません。
だから、前もってどんな資料があるのか前もって知っておいたほうがいいです。
いきなり、保険料控除証明書を整理しておいてと言われても
「控除証明書ってなに？」
って思いますよね？
年末調整の主な資料4選
年末調整資料で取り扱う主な資料を4つあげます。
②保険料控除申告書
※一般の人には分かりにくいので、独自のフォーマットを使用しているケースあり。
③各種控除証明書
生命保険・地震保険・社会保険料・小規模企業共済等掛金
④住宅ローン控除関連
このように以外と数は少ないです。
この中でも、④各種控除証明書は処理する量も多く未経験者・初心者は絶対おさえてほしいポイントです。
※以下の記事で保険料控除証明書について実務で使える知識を紹介しているので、ぜひ確認してください。
「年末調整は単純作業で数が多いだけ」と入社して1年目は先輩から言われましたが、何も分からない未経験者の自分にとってはかなり大変でした。
職場ではどんどん業務こなしていかなければならないので、年末調整について業務中にゆっくりと学んでいくことはできません。
あまりにモタモタしていると、周りからも「それくらい自分で調べろ」と思われてしまうかもしれません。
なので、事前に年末調整とはどんなものかはイメージを持っておきましょう。
今はＹＯＵ ＴＵＢＥでも年末調整とはどういったものなのかについて、分かりやすい動画がアップされているので、最初は動画をみてみるのもいいです。
資料整理をしないと困ること理由4選
年末調整で最初にやる作業は
資料整理です。
年末調整はとにかく書類が多いです。
経理、会計業界でなければ、年末調整の資料はほとんど目にすることはないので、
「何だこの資料は？」となってしまいます。
初心者、未経験者はここでつまずきます。
何のために必要な資料なのか分からなければ、どう整理していか分かりません。
しかし、資料整理をしないと、年末調整の作業に余計な時間をかけてしまいます。
自分も初めての年末調整の時は何も分からなかたのでものすごく苦労しました。
資料整理をしないと困ることを4つあげます。
②入力がスムーズにできない
③資料の場所が分からず。倍の時間がかかる
④別の業務がはいっても、作業を中断しにくくなる。
早く作業を始めなければと思って、闇雲に作業を進めるのはＮＧです。
急がば回れという言葉通りですが、年末調整ソフトにバンバン登録作業をする前に資料整理をガッチリとやることが後々の作業を楽にします。
会社独自のルールは事前に確認しておく
自分が勤める会社には中途入社してくる人もいますが、年末調整の進め方や資料は会社ごとに違いがあるようです。
なので、書籍やネット検索で覚える知識は一般的なもので、年末調整の進め方について勤める会社独自ルールは必ずおさえておきましょう。
経験もないのに自分なりのやり方なんて確立できません。
やはり、何回も経験してる人のやり方は効率がいいです。
まずは先輩や上司など周りの人のやり方をマネることが大事です。
中には年末調整で張り切って自分は仕事ができるアピールをしようと、空回りして独自のやり方で進めようとする人もいますが、やめた方がいいです。
繁忙期に会社独自のルールを乱す人は煙たがられます。
まずは、周りのやり方をしっかりと観察しましょう。
まとめ
年末調整は未経験者・初心者にとっては本当に大変な作業です。
この時期は繁忙期で業務量も一気に増えます。
だから、バンバン仕事をこなしていかなければなりませんが、資料の整理ができていない状態で年末調整を進めると本当に無駄な時間を使ってしまいます。
なので、今回の記事では作業を効率良く進めるために必要な「資料の整理」について紹介しました。
ぜひ、この記事をみて年末調整作業を効率よく進めてください。
・資料整理をしないと困ること4選
②入力がスムーズにできない
③チェックに倍の時間がかかる
④別の業務がはいっても、作業を中断しにくくなる
・年末調整の主な資料4選
②保険料控除申告書
※一般の人には分かりにくいので、独自のフォーマットを使用しているケースあり
自分はこのパターンです。
③各種控除証明書
生命保険・地震保険・社会保険料・小規模企業共済等掛金
④住宅ローン控除関連
主な資料をあげましたが、整理の方法は会社によって変わるので、まずは先輩・上司のやりかたをちゃんと理解してください。
未経験者・初心者が独自のやり方で整理するのはやめましょう。
まずは、しっかりと会社独自のルールにそって作業を進めてください。
コメント